Datové schránky budou pro spolky povinné od 1. ledna 2023

S účinností od 1. 1. 2023 mají nově ze zákona (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) povinnost mít zřízenu datovou schránku všechny právnické osoby, tedy včetně spolků.

Právnickým osobám, které datovou schránku k předmětnému datu nebudou mít zřízenou na základě vlastní iniciativy, bude datová schránka zřízena automaticky Ministerstvem vnitra, a to nejpozději do 31. 3. 2023.

Datovou schránku lze samozřejmě zřídit i dobrovolně na základě žádosti a nečekat, až na její automatické zřízení ze strany Ministerstva vnitra.

Podat žádost o zřízení datové schránky je oprávněn statutární orgán právnické osoby. Učinit tak může buď osobně na kterémkoliv kontaktním místě veřejné správy – Czech POINT, případně písemně přímo na Ministerstvu vnitra prostřednictvím předepsaného elektronického formuláře (elektronický formulář - Software602 Form Filler) nebo pdf formuláře pro ruční vyplnění. Formulář musí být opatřen ověřeným podpisem statutárního zástupce a následně doručen na adresu ministerstvu vnitra, nebo (v případě elektronického formuláře) opatřen uznávaným elektronickým podpisem a doručen na adresu posta@mvcr.cz.

V případě osobní žádosti na Kontaktním místě veřejné správy – Czech POINT je totožnost žadatele (statutárního orgánu spolku) na kontaktním místě ověřována podle předloženého dokladu – nejčastěji občanského průkazu, případně pasu, povolení k pobytu, vízového štítku či pobytového štítku. Oprávněnost žadatele jednat za spolek je pak dokladována výpisem ze spolkového rejstříku (stačí internetový, neboť pracovníci Czech POINT mají do databáze přístup).

Žádost je následně předána k posouzení Ministerstvu vnitra a žadatel obdrží potvrzení obsahující číslo žádosti (číslo jednací).

V případě kladného vyřízení žádosti obdrží oprávněné osoby (členové statutárního orgánu) přístupové údaje.
Pokud má oprávněná osoba vlastní datovou schránku fyzické osoby, jsou jí přístupové údaje pro datovou schránku spolku doručeny datovou zprávou. V ostatních případech budou odeslány poštovní přepravou.

Podrobnosti k otázce zřízení datových schránek lze získat na webových stránkách https://www.datoveschranky.info